6 KPI đánh giá NHÀ CUNG CẤP cho doanh nghiệp

Chắc hẳn, bạn thường xuyên bắt gặp cụm từ KPI khi đánh giá hiệu suất của hoạt động nào đó. Chúng ta có thể sử dụng KPI đánh giá nhà cung cấp để giúp doanh nghiệp bạn dễ dàng quản lý hiệu suất của nhà cung ứng đang hợp tác! Vậy KPI có thể đánh giá nhà cung cấp được không?

Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp 6 KPI đánh giá nhà cung cấp hiệu quả cho doanh nghiệp.

KPI là chỉ số quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá nhà cung cấp hiệu quả

1. Tại sao cần KPI đánh giá nhà cung cấp?

"KPI (Key Performance Indicator) - Chỉ số hiệu suất là một giá trị đo lường hiệu suất hoạt động, được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân, cho biết các tổ chức hay cá nhân có đạt được mục tiêu đề ra hay không. "

Hệ thống KPI để đánh giá nhà cung cấp gồm các chỉ tiêu đánh giá quá trình sản xuất, giao hàng và cung cấp dịch vụ của nhà cung cấp, giúp doanh nghiệp đo lường hiệu suất của các nhà cung cấp và là cơ sở để đánh giá sự hiệu quả cũng như nhìn nhận những rủi ro tiềm ẩn đến từ các nhà cung cấp hiện tại. 

Từ đó, doanh nghiệp có những biện pháp để tối ưu hóa chất lượng, số lượng, giá cả, thời gian và phương thức giao hàng của quy trình thu mua. 

KPI giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu suất, chất lượng dịch vụ của nhà cung cấp

2. 6 KPI đánh giá nhà cung cấp hiện tại

Thông thường, đối với việc đánh giá nhà cung cấp, các doanh nghiệp nên xem xét 6 KPI dưới đây để kiểm soát tối đa hiệu quả dịch vụ và chất lượng nhà cung cấp đem lại.

2.1. Tỷ lệ tuân thủ

KPI đánh giá nhà cung cấp đầu tiên là tỷ lệ tuân thủ.

Chỉ tiêu này giúp xác định xem nhà cung cấp có đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp không. 

Doanh nghiệp cần kiểm soát , xem xét những điều khoản đã được 2 bên ký trong hợp đồng

• Tuân thủ trong mua sắm hay nói cách khác là tuân thủ toàn bộ các thỏa thuận cơ bản giữa một công ty và một nhà cung cấp. Để hoàn thành chỉ tiêu này thì nhà cung ứng cần đạt được các yêu cầu khác nhau như thời gian phản ứng tối đa trong trường hợp có vấn đề phát sinh, thời gian giao hàng, ưu đãi chiết khấu đặc biệt, v.v. 
• Đây là một thành phần quan trọng trong việc cung cấp hướng dẫn về các quy trình hoạt động và tham gia vào việc tiết kiệm chi phí thông qua đàm phán với nhà cung cấp.

Chỉ số hoạt động: Đối với một công ty thông thường (không tính tới công ty hoạt động đa quốc gia trên toàn thế giới với hàng triệu nhà cung cấp hoặc người dùng cuối), việc đạt được tổng thể 50% tỷ lệ tuân thủ là một mục tiêu tốt cần đặt ra.

2.2. Số lượng nhà cung cấp

Chỉ tiêu này giúp theo dõi mức độ phụ thuộc của doanh nghiệp đối với các nhà cung cấp và sự phát triển của số lượng nhà cung cấp mà công ty có: 

• Việc hợp tác với quá ít nhà cung cấp và không đa dạng hóa nguồn hàng sẽ tạo ra nguy cơ phụ thuộc cao và tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu một trong số họ rút lui vào thời điểm then chốt. Mặt khác, quá nhiều nhà cung cấp làm giảm khả năng đàm phán được các ưu đãi hấp dẫn. 
• Theo chỉ số KPI này, nhà cung cấp được chia thành hai loại: nhà cung cấp có hợp đồng và nhà cung cấp không niêm yết. Thông thường, các công ty ưu tiên việc ký hợp đồng với các nhà cung cấp để ràng buộc họ bởi các điều khoản thỏa thuận, nhưng không phải tất cả các nhà cung cấp đều đồng ý. Vì vậy họ không được công bố. Các đối tác đã ký hợp đồng có thể được phân loại là vàng, bạc hoặc đồng theo các tiêu chí nhất định: Mức chiết khấu, độ tin cậy v.v.v… 

Chỉ số hoạt động: Ngoài mức độ phụ thuộc, bạn cần đo lường số lượng nhà cung cấp bằng cách sử dụng các số liệu khác như mức chiết khấu số lượng hay tỷ lệ sai sót của nhà cung ứng. 

2.3. Chu kỳ đơn đặt mua hàng

Nằm trong 6 KPI đánh giá nhà cung cấp phải kể đến KPI đánh giá chu kỳ đơn đặt mua hàng.

Chỉ tiêu này cho biết ai sẽ giải quyết các đơn đặt hàng khẩn cấp của doanh nghiệp. 

• Bao gồm quá trình đặt hàng từ đầu đến cuối. Từ thời điểm đơn đặt hàng được tạo đến khi phê duyệt đơn đặt hàng, nhận, lập hóa đơn và cuối cùng là thanh toán đơn đặt hàng. 
• Chỉ tiêu này tập trung vào đơn đặt hàng và không bao gồm việc tạo ra và phân phối sản phẩm hoặc nguyên vật liệu.
• Đây là một yếu tố cần tính đến khi mua hàng: Nếu đơn hàng gấp, bạn có thể cần biết nhà cung cấp nào có khả năng xử lý nhanh chóng.

Chỉ số hoạt động: Giảm thời gian chu kỳ đặt mua 1 đơn hàng. Từ đó cải thiện sự luân chuyển của các hoạt động chính khác, đồng thời cải thiện năng suất của nhân viên và chi phí tổng thể của quy trình mua sắm.

2.4. Tính sẵn có của nhà cung cấp

Nhà cung cấp cần đảm bảo số lượng hàng hóa cho doanh nghiệp trong mọi trường hợp

Tính sẵn có cũng là KPI đánh giá nhà cung cấp quan trọng mà các doanh nghiệp cần lưu ý.

Chỉ tiêu này cho phép đo lường năng lực của nhà cung cấp để đáp ứng nhu cầu khẩn cấp: 

• Đề cập đến số lần nhà cung cấp đảm bảo hàng hóa có sẵn hoặc đảm bảo cung ứng đủ số lượng đơn đặt hàng được đặt với nhà cung cấp. Điều quan trọng là phải quản lý nhà cung cấp một cách hiệu quả để đảm bảo có hàng mỗi khi có đơn đặt hàng. 
• Bằng cách theo dõi sự phát triển của lượng hàng dự trữ sẵn có của nhà cung cấp, bạn có thể hiểu được mức độ tin cậy có thể đặt vào các nhà cung cấp.

Chỉ số hoạt động: Duy trì sự sẵn có của nhà cung cấp trên 90% đảm bảo chuỗi cung ứng của bạn hoạt động tốt và mức hiệu quả cao hơn. 

2.5. Tỷ lệ sai sót của nhà cung cấp

Chi tiêu này giúp đánh giá chất lượng sản phẩm/dịch vụ của nhà cung cấp:

• Đo lường phần trăm sản phẩm nhận được từ nhà cung cấp không đáp ứng các yêu cầu về chất lượng và thông số kỹ thuật. 
• Theo dõi tỷ lệ sai sót của các nhà cung cấp khác nhau và phân loại lỗi sai phổ biến, từ đó cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về nhà cung cấp nào hiệu quả hơn, đáng tin cậy hơn và loại lỗi nào thường xuyên mắc phải nhất. 

Chỉ số hoạt động: Đo lường và theo dõi tỷ lệ sai sót khác nhau giữa các nhà cung cấp của bạn và xác định những nhà cung cấp đang hoạt động tốt nhất và đáng tin cậy nhất.

2.6. Thời gian sản xuất

Chỉ tiêu này giúp đo lường tổng thời gian để hoàn thành một đơn đặt hàng:

Đánh giá tổng thời gian để hoàn thành một đơn đặt hàng của nhà cung ứng

• Đo lường khoảng thời gian từ khi bắt đầu hành động mua sắm đến khi nhận được thành phẩm, bao gồm thời gian sản xuất và thời gian quản lý (quản lý chuỗi cung ứng và quản lý dự án). 
• Thời gian sản xuất khác với thời gian chu kỳ đơn đặt hàng vì nó bắt đầu từ khi yêu cầu được thực hiện cho đến khi giao hàng và thử nghiệm cuối cùng, trong khi thời gian chu kỳ kết thúc khi xác nhận đơn đặt hàng. 

Chỉ số hoạt động: Giảm thời gian sản xuất càng nhiều càng tốt trong khi vẫn giữ được mức chất lượng tốt.

3. Lưu ý để có bộ KPI đánh giá nhà cung cấp tốt nhất

KPI đánh giá nhà cung cấp cần đảm bảo nguyên tắc SMART: 

• S – Specific: Cụ thể, dễ hiểu

Các chỉ số khi xây dựng cần phải giải thích được 3 khía cạnh: ý nghĩa, lý do lựa chọn và phương pháp đo lường. Mỗi một KPI đặt ra cần cụ thể, phù hợp với từng nhà cung cấp. KPI càng cụ thể thì việc đánh giá nhà cung cấp đó càng chính xác. 

• M – Measurable: Đo lường được

KPI cần đo lường được, lượng hóa thành những con số để biết được chính xác những gì nhà cung cấp cần đạt là bao nhiêu. Các chỉ tiêu thành tích thiết yếu được kỳ vọng bao gồm: Số lượng, chất lượng, chi phí và thời gian.

• A - Attainable: Tính khả thi

KPI lập nên cần tính tới khả năng hoàn thành của nhà cung cấp, đảm bảo có thể đo lường được hiệu suất thực tế. Không nên đặt KPI quá cao so với khả năng của nhà cung cấp nhưng cũng không nên đặt mục tiêu quá đơn giản để đảm bảo hiệu quả đầu vào cho doanh nghiệp. 

• R – Realistic: Tính thực tế

KPI cần bám sát thực tế, khi đặt ra cần xét tới khả năng nhà cung cấp, tình hình từng ngành hàng để đảm bảo KPI đem lại hiệu quả. 

• T – Time bound: Cài đặt khung thời gian

Để kiểm soát công việc của nhà cung cấp nhằm đạt được KPIs cao thì mục tiêu thời gian là yếu tố không thể thiếu. Cần định ra mốc thời gian có thể hoàn thành KPI, để doanh nghiệp có thể kiểm soát chất lượng dịch vụ nhận được từ nhà cung cấp. 

KPI đặt ra đảm bảo nguyên tắc SMART

4. Giải pháp quản lý cung ứng chuyên nghiệp từ CRIF D&B Việt Nam

Việc xác định KPI để đánh giá hiệu quả của các nhà cung cấp là rất quan trọng. Nhưng để sử dụng công cụ này hiệu quả, các doanh nghiệp cần có cơ sở thông tin chính xác và cập nhật. 

Bởi vậy, bên cạnh việc thuê đội ngũ chuyên gia đánh giá nhà cung cấp, bạn có thể cân nhắc tới giải pháp quản lý cung ứng chuyên nghiệp từ CRIF D&B Việt Nam.

CRIF D&B Việt Nam là chi nhánh của tập đoàn Dun & Bradstreet (D&B), tập đoàn cung cấp dữ liệu thương mại, phân tích quyết định kinh doanh hàng đầu thế giới có trụ sở tại Hoa Kỳ với lịch sử gần 180 năm. 

CRIF D&B Việt Nam cung cấp giải pháp quản lý cung cứng chuyên nghiệp, giúp đánh giá và quản lý hệ thống nhà cung cấp cho một doanh nghiệp một cách hiệu quả dựa trên hệ thống thông tin chính xác, cập nhật thường xuyên. 

Giải pháp bao gồm SIR (báo cáo đánh giá nhà cung cấp) và chương trình quản lý vòng đời nhà cung cấp, vừa có thể đánh giá nhà cung cấp tiềm năng để chọn lựa nhà cung cấp phù hợp vừa có chương trình quản lý, đánh giá các nhà cung cấp hiện tại để sớm phát hiện các rủi ro và đưa ra phương án xử lý phù hợp. 

Giải pháp mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp lẫn nhà cung cấp tham gia: 

• Với doanh nghiệp bạn:
  • Không mất phí tham gia, chỉ cần yêu cần nhà cung cấp đăng ký.
  • Không mất thời gian quản lý nhà cung cấp vì CRIF D&B Việt Nam sẽ thực hiện thu thập thông tin, xác minh, phân tích thay bạn.
  • Chuẩn hóa các nhà cung cấp theo mã số DUNS giúp việc theo dõi, quản lý dễ dàng hơn.
  • Truy cập hoàn toàn miễn phí trình quản lý danh mục đầu tư của nhà cung cấp D&B - Đây là công cụ cực kỳ hiện đại để quản lý rủi ro nhà cung cấp trong năm đầu tiên.
  • Truy cập hoàn toàn miễn phí báo cáo thông tin D&B với D&B Rating có liên quan đối với từng nhà cung cấp, đánh giá công bằng không sai lệch.
• Với nhà cung cấp của doanh nghiệp bạn:
  • Được tham gia vào danh mục nhà cung cấp toàn cầu ngay lập tức với mã số DUNS để được người mua toàn thế giới nhìn thấy, tin tưởng và sử dụng.
  • Nâng cao uy tín doanh nghiệp với mã số DUNS trị giá 4.400.000 VNĐ với logo và hồ sơ công ty được liệt kê tương ứng vào danh mục doanh nghiệp toàn cầu D&B.
  • 03 bản sao báo cáo thông tin nhà cung cấp SIR của chính doanh nghiệp với trị giá 3.300.000 VNĐ/bản.

Giải pháp đánh giá nhà cung cấp của CRIF D&B Việt Nam đem lại lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhà cung cấp

Hy vọng với bài viết này, bạn sẽ hiểu hơn về 6 KPI đánh giá nhà cung cấp cho doanh nghiệp. Ngoài ra, bạn có thể lựa chọn giải pháp quản lý nhà cung cấp chuyên nghiệp từ CRIF D&B Việt Nam để tiết kiệm thời gian, chi phí và tối thiểu rủi ro cho cả doanh nghiệp bạn và nhà cung cấp. Để nhận được tư vấn chi tiết, hãy liên hệ: 

• Địa chỉ: Tầng 15, Tòa nhà Minh Long, số 17 Bà Huyện Thanh Quan, Phường 6, quận 3, TP.HCM, Việt Nam.
• Hotline: 02839117288
• Email: csvietnam@crif.com
• Website: https://dnbvietnam.com