Những điều cần có trong THỦ TỤC đánh giá nhà cung cấp

Việc xây dựng thủ tục đánh giá nhà cung cấp theo một chuẩn chung, phù hợp, thống nhất để áp dụng trên quy mô toàn công ty là điều mọi doanh nghiệp nên nghĩ tới. Điều này đặc biệt quan trọng, cần thiết với các doanh nghiệp có hệ thống nhà cung cấp lớn, đa dạng, tham gia cung ứng ở nhiều giai đoạn, quy trình sản xuất, kinh doanh. Bạn hãy cùng CRIF D&B Việt Nam tìm hiểu những điều cần có trong thủ tục đánh giá nhà cung cấp.

1. Lợi ích của việc thiết lập thủ tục đánh giá nhà cung cấp rõ ràng

Đánh giá nhà cung cấp để lựa chọn nhà cung cấp tốt, phù hợp với doanh nghiệp của bạn sẽ giúp doanh nghiệp vận hành chuỗi cung ứng hiệu quả, ổn định. Mặt khác, việc đánh giá sẽ giúp bạn hạn chế rủi ro, những xáo trộn có thể ảnh hưởng đến quá trình sản xuất, kinh doanh, sự phát triển của doanh nghiệp.

Đặc biệt với một doanh nghiệp lớn, có nhiều nhà cung cấp ở các khâu, công đoạn khác nhau thì càng cần có thủ tục đánh giá chuyên nghiệp, đầy đủ, rõ ràng, đảm bảo quá trình đánh giá đơn giản, nhanh chóng, tránh gây nhầm lẫn. Thực tế với các doanh nghiệp có quy mô lớn, sử dụng sản phẩm, dịch vụ của nhiều nhà cung cấp khác nhau mà không có một thủ tục đánh giá nhà cung cấp theo một chuẩn chung thống nhất sẽ rất dễ dẫn đến tình trạng đánh giá không chính xác, khách quan về nhà cung cấp.

Thủ tục đánh giá với từng bước rõ ràng, cụ thể sẽ giúp bạn đánh giá hiệu quả, chính xác hơn

Khi thiết lập được thủ tục đánh giá nhà cung cấp rõ ràng, bạn sẽ giúp công ty đạt được nhiều lợi ích như:

• Thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty bạn.
• Cung cấp đầu mối làm việc rõ ràng trong nội bộ doanh nghiệp và với các nhà cung cấp.
• Có hướng dẫn từng bước cụ thể, xây dựng được quy trình thống nhất. Điều này sẽ giúp thủ tục đánh giá nhà cung cấp được triển khai đồng bộ trong toàn công ty của bạn dù ở chi nhánh hay văn phòng đại diện, khu vực khác nhau.
• Tránh trường hợp việc đánh giá nhà cung cấp phụ thuộc vào 1 nhân sự nhất định. Quy trình rõ ràng sẽ giúp việc thực hiện đánh giá minh bạch, tránh các rủi ro hay sự cảm tính cá nhân.
• Tránh bỏ sót hay thiếu bước, hồ sơ khi đánh giá.
• Giúp công ty của bạn dễ dàng đánh giá lại quy trình, thủ tục để điều chỉnh một cách có hệ thống cho phù hợp với tình hình doanh nghiệp.

Xem thêm: 7 Tiêu chí Đánh giá nhà cung cấp mà nhà quản lý nên biết

2. Các mục cần có trong thủ tục đánh giá nhà cung cấp

Thủ tục đánh giá nhà cung cấp không nên được nhìn nhận cứng nhắc là cần có cố định bao nhiêu nội dung, bao nhiêu điểm. Mỗi doanh nghiệp ở mỗi giai đoạn phát triển khác nhau sẽ cần có thủ tục đánh giá phù hợp tương ứng. 

Song, mặc dù đặc thù mỗi doanh nghiệp, giai đoạn phát triển doanh nghiệp có sự khác biệt nhưng thủ tục đánh giá nhà cung cấp thông thường thường bao gồm 6 mục như sau:

Mục đích: Nội dung thủ tục đánh giá cần làm rõ mục đích công ty bạn ban hành thủ tục, quy trình này để làm gì. Chỉ rõ tính mục đích sẽ giúp những người thực hiện thủ tục nhìn nhận rõ được tầm quan trọng, sự cần thiết tuân thủ theo thủ tục.

Việc tuân thủ theo bất cứ một thủ tục hay quy định nào sẽ khó đạt được hiệu quả nếu người thực hiện không hiểu rõ tại sao họ cần tuân thủ

Phạm vi áp dụng: Thủ tục cần chỉ rõ phạm vi áp dụng. Điều đó có nghĩa là thủ tục sẽ được sử dụng trong những trường hợp nào, phạm vi áp dụng đến đâu.

Đối tượng tham gia: Những ai sẽ cần tham gia, thực hiện, tuân thủ theo thủ tục đánh giá nhà cung cấp? Bạn cần chỉ rõ đối tượng tham gia thủ tục.

Các thủ tục liên quan: Đánh giá nhà cung cấp sẽ có các thủ tục liên quan nào cũng cần được thể hiện rõ ràng.

Các quy trình cụ thể: Thủ tục cần được thể hiện ra thành quy trình, từng bước thực hiện cụ thể, gồm những bước nào, mỗi bước cần làm gì.

Phụ lục: Ở phần phụ lục thủ tục, bạn cần bổ sung những trường hợp đặc biệt hay những lưu ý khi thực hiện thủ tục.

Quy trình xây dựng thủ tục đánh giá tốn nhiều thời gian, công sức và đòi hỏi nhiều nỗ lực

Quy trình xây dựng, chuẩn hóa một bộ tài liệu thủ tục đánh giá nhà cung cấp sẽ đòi hỏi bạn cần đầu tư nghiên cứu, tìm hiểu, tốn khá nhiều thời gian, công sức. Để đơn giản hóa việc xây dựng thủ tục này, bạn có thể sử dụng giải pháp quản lý cung ứng của CRIF D&B Việt Nam. 

Với giải pháp của CRIF D&B Việt Nam, bạn sẽ chỉ cần quản lý các đầu mối làm việc và nhận được những báo cáo chi tiết, nhanh chóng, chính xác về các nhà cung cấp từ CRIF D&B Việt Nam. Các báo cáo sẽ hỗ trợ bạn đưa ra quyết định nhanh chóng, tối ưu thời gian và chi phí trong việc đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp.

3. Giải pháp quản lý cung ứng của CRIF D&B Việt Nam

Giải pháp quản lý cung ứng của CRIF D&B Việt Nam sẽ giúp bạn kiến tạo và duy trì được chuỗi cung ứng với các nhà cung cấp có năng lực, hiệu suất cao, phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Bên cạnh đó nó cũng giúp bạn hạn chế rủi ro đến từ các nhà cung cấp, giảm thiểu nguy cơ chậm trễ cung cấp nguồn hàng, dịch vụ gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất, kinh doanh và sự phát triển doanh nghiệp.

Giải pháp quản lý cung ứng của CRIF D&B Việt Nam đơn giản hóa việc xây dựng thủ tục đánh giá nhà cung cấp bằng cách cung cấp cho bạn báo cáo thông tin kinh doanh (BIR), báo cáo thông tin nhà cung cấp (SIR) và quy trình tuân thủ. 

Với BIR, công ty của bạn sẽ nắm bắt nhanh chóng được các thông tin về các nhà cung cấp như:

• Tình hình hoạt động hiện tại của các nhà cung cấp bao gồm: thông tin về hoạt động, hiệu quả tài chính, tin tức cập nhật…;
• Thông tin về đánh giá rủi ro của các mối quan hệ quốc tế mới và hiện có;
• Xác minh sự tồn tại, quy mô và phạm vi kinh doanh;
• Đánh giá lý lịch của chủ sở hữu và nhân viên chủ chốt;
• Xem xét báo cáo tài chính của nhà cung cấp...

Còn SIR sẽ giúp bạn đánh giá được hiệu suất, quy trình tuân thủ của nhà cung cấp. 

Báo cáo BIR giúp đánh giá tình hình hoạt động hiện tại của nhà cung ứng

Đây là 2 căn cứ quan trọng giúp bạn nhìn nhận, lường trước được các rủi ro về cung ứng từ nhà cung cấp đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh và phát triển của công ty mình.

Một công ty có hiệu suất tốt, tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình cung cấp thường cũng là một nhà cung cấp mà bạn có thể tin tưởng hợp tác lâu dài.

Khi khách hàng sử dụng giải pháp quản lý cung ứng, đội ngũ CRIF D&B Việt Nam sẽ chủ động chứng nhận, giám sát, phân tích thông tin, các cơ sở dữ liệu về nhà cung cấp của bạn. Các dữ liệu về nhà cung cấp sau khi được phân tích kỹ lưỡng sẽ được chuyển đến bạn nhanh chóng, kịp thời, chính xác.

Giải pháp quản lý cung ứng của CRIF D&B Việt Nam về tổng thể sẽ giúp doanh nghiệp của bạn duy trì sự ổn định chuỗi cung ứng; đảm bảo chất lượng, sự phù hợp cao nhất của nhà cung cấp. Mặt khác, giải pháp sẽ giúp bạn hạn chế tối đa các rủi ro đến từ nhà cung cấp, giúp bạn đưa ra được các quyết định nhanh chóng, chính xác để tối ưu hóa chuỗi cung ứng công ty mình.

Qua phân tích ở trên, chúng ta nhận thấy việc xây dựng thủ tục đánh giá nhà cung cấp là rất cần thiết. Bạn có thể liên hệ với CRIF D&B Việt Nam ngay hôm nay để nhận được các tư vấn nhanh chóng, chính xác về thủ tục đánh giá nhà cung cấp.

CRIF D&B Việt Nam

• Địa chỉ: Tầng 15, Tòa nhà Minh Long, số 17 Bà Huyện Thanh Quan, Phường 6, quận 3, TP.HCM, Việt Nam.
• Hotline: 02839117288
• Email: csvietnam@crif.com
• Website: https://dnbvietnam.com